È estremamente difficile definire cosa sia il Controllo di Gestione in modo conciso senza rifarsi a concetti di Strategia, Alta Direzione e Organizzazione, tanto è articolato e passibile di varianti; le parole organizzazione, gestione, sistema, controllo prese singolarmente evocano dei concetti chiari e di uso comune, ma quando sono “messe assieme” la cosa si complica. Per questo preferisco un approccio diverso e più “pratico”.
Gestire al meglio un’azienda significa porsi in modo sistematico le seguenti tre domande:
- Dove siamo? Ovvero in che “condizione” ci troviamo, quali sono i numeri che rappresentano la nostra azienda? Rispondere a questa domanda significa raccogliere i dati (numeri) che meglio rappresentano la nostra azienda dal punto di vista reddituale, patrimoniale, finanziario, produttivo, ecc.
- Dove vogliamo andare? Ovvero quali obiettivi vogliamo conseguire nel breve, nel medio e nel lungo periodo? Fissarsi degli obiettivi significa definire dei “forecast” delle vendite, fissare dei budget per la produzione, mettere a punto dei piani di sviluppo (di investimento, di ricerca),
- Cosa dobbiamo fare per arrivarci? Ovvero quali azioni dobbiamo intraprendere per raggiungere gli obiettivi che ci siamo dati? In altre parole dettagliare le azioni che riteniamo opportune per realizzare quanto definito nella fase 2 e metterle in pratica.
- Le scelte che abbiamo operato e le azioni che abbiamo compiuto sono state efficaci ed efficienti? Verificare l’efficacia del nostro operato significa verificare se il risultato delle nostre azioni “va nella direzione giusta”; ovvero verificare lo scostamento fra il risultato ottenuto e quello desiderato. È quindi necessario raccogliere di nuovo i dati (numeri) che meglio rappresentano la nostra azienda dal punto di vista reddituale, patrimoniale, finanziario. L’efficacia di quanto abbiamo fatto sarà misurato attraverso l’analisi degli scostamenti fra i dati preventivi e quelli consuntivi. L’efficienza del nostro operato sarà misurata attraverso indici di rendimento produttivo o economico (per esempio costo orario, produttività, incidenza della vendite, rotazione delle scorte, ecc.)
Il Controllo di Gestione è quel “qualcosa” che ci consente di mettere in pratica questo schema e, quindi, può essere così definito:
Un insieme di strumenti e procedure che consente di stabilire il dove siamo e dare utili indicazioni sul cosa dobbiamo fare per arrivare là dove vogliamo andare.
Volendo fare un’analogia con un oggetto ormai entrato nella vita di tutti i giorni, il Controllo di Gestione è il navigatore aziendale è lo strumento che ci consente di raggiungere la destinazione che vogliamo e di sapere se è necessario apportare delle correzioni perché “qualche deviazione ci ha portato fuori rotta”.
Il compito di un esperto di Controllo di Gestione è:
- capire le esigenze dei Manager (coloro che “guidano” l’azienda con decisioni quotidiane), ovvero di quali dati necessitano per decidere.
- comprendere le caratteristiche dell’azienda e realizzare un sistema di raccolta dati definendone gli strumenti (il come) e le procedure (il chi e il quando) affinché il sistema fornisca dati attendibili e tempestivi minimizzando i costi ed l’impatto sull’organizzazione (se non richiede interventi “migliorativi”). Tornando all’analogia del navigatore, questa fase corrisponde alla progettazione e realizzazione del sistema satellitare GPS.
- mettere i Manager in condizione di poter utilizzare correttamente i dati forniti dal sistema, dovrà quindi adoperarsi affinché i Manager conoscano la genesi dei numeri. A cosa serve sapere che il costo orario è di 23,4 €/h se non si conosce quali voci comprende tale numero?
- affiancare i Manager affinché acquisiscano esperienza nella interpretazione dei dati ed imparino ad usare i sistema.
- supportare l’azienda nel tempo affinché il sistema di controllo di gestione si adatti ed evolva di pari passo.
Articolo pubblicato su il Giornale delle PMI
